Что такое выписка из штатного расписания

 

Выписку из штатного расписания могут запросить как непосредственные участники трудовых отношений, так и контролирующие органы. Выписка из штатного расписания - образец ее можно скачать по ссылке, содержащейся в нашей статье.

Содержание

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности. Подробности читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

  • При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
  • Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
  • При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
  • При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
  • При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Правила составления

Вверху документа прописывается название организации, выдавшей выдержку. Наименование указывается точное, исходя из того, как закреплено в документации уставной. Название можно указать кратное или полное.

Далее указывается заголовок составляемого акта «Выписка из штатного расписания». Обязательному указанию подлежит дата, когда составлен документ, также реквизиты приказа, посредством которого утверждено расписание.

Пример составленной выдержки из штатного расписания

Необходимо указать период, в течение которого расписание считается действительным. В таком случае рекомендуется использовать фразу «Расписание вступило в силу с ….». Окончательный срок действия не указывается.

Содержание выписки начинается с указание на количество единиц штата в компании. Прописывается полное количество. Далее документ представлен таблицей, состоящей из 10 столбцов. Заполнить их необходимо аналогично ШР. Стоит учесть, что вносятся только сведения относительно одного работника.

Изготовленный акт подписывается главбухом компании и руководителем отдела кадров. Заверка документации производится лицом, составившим его.

Основанием для оформления акта является заявление, составленное в письменной форме. После подачи заявления уполномоченный на то работник вносит необходимую информацию в разработанный бланк. Правом на составление акта наделяются: бухгалтер, директор или сотрудник кадровой службы. Зависит это от размеров компании.

Когда речь идет о крупной организации, то выписку утверждает руководитель отдела кадров, руководство структурного подразделения либо начальник. Также ставится подпись сотрудника, которому требуется выдержка.

Если акт представлен на нескольких страницах, то его необходимо оформить особым образом. Все листы подлежат прошиванию одной нитью, после чего проводится сверка с оригиналом. Узел в конце документа должны опломбировать. На пломбе прописывается количество листов, подпись исполнителя.

Когда предприятием установлено, то далее производится визирование. После этого выписка фиксируется в качестве исходящего документа. Фиксация производится сотрудниками кадровой службы или бухгалтером. Ей присваивается номер, указывается дата и время визирования. Аналогичная отметка должна найти отражение в специальном журнале.

Когда выдержка применяется внутри компании, то оформлять ее как исходящую документацию не требуется.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Процедура оформления выписки из штатного расписания

Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:

  • распоряжение руководства компании;
  • заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
  • запрос из контролирующих органов или иных инстанций.

Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.

Например:

ООО «Контрплюс»

№154/78

Распоряжение

Начальнику отдела кадров подготовить выписку из действующего штатного расписания, в соответствии с докладной запиской и. о. начальника юридической службы от №758/96.

Директор Никиморов А. З.

Затем ответственный исполнитель готовит документ, при необходимости подает на подпись главному бухгалтеру.

Далее выписку регистрируют и передают запросившей ее стороне.

Правила выдачи документа

Нередко копию документа выдать невозможно или нецелесообразно. Так бывает из-за содержания в ней конфиденциальной информации или большого объема данных, из которого сотруднику требуется подтвердить только определенную часть. Когда может потребоваться справка, читайте ниже.

Законодательством не установлены какие-то особые или специальные требования к оформлению информации из документов, в том числе и к выписке из штатного расписания.

Какой бланк использовать

Документ можно составить на фирменном бланке организации. В нем полностью или частично воспроизводят информацию из оригинала штатки. Внизу указывают реквизиты должностного лица, ответственного за выдачу справки. Личную подпись ставить нет необходимости.

Выписка из штатного расписания

Скачать образец  

Если в компании применяют специальные бланки, вопрос о том, как сделать выписку из штатного расписания, не возникнет. В соответствующие разделы вносят сведения по определенному сотруднику. При отсутствии стандартных формуляров и регламентов проведения документ составляют в произвольной форме, соблюдая все указанные правила.

Выписка из штатного расписания, образец которой составлен по всем правилам, передается работнику или по месту требования, например, в ГИТ. Правила регламентируются п. ГОСТа Р .

Кто должен выдать документ

Штатку хранят в отделе кадров. Выдачей выписки занимается кадровик, уполномоченный для проведения такого вида работ руководителем отдела кадров. Выданная справка о штатном расписании, как правило, фиксируется в специальном журнале учета с обозначением порядкового номера и даты выдачи.

Нужно ли заверять документ печатью

Заверять печатью выписку нет необходимости, если организация не использует печать. С 2019 года юрлица наравне с индивидуальными предпринимателями вправе не использовать при осуществлении своей деятельности штемпели для удостоверения документов. В учетной политике организации может быть условие о применении штампов. В этом случае выписку следует заверить печатью.

Читайте подробнее в Системе Кадры
  • Как оформить выписку из документа по запросу сотрудника
  • Имеет ли право инспектор ГИТ запрашивать при проверке оригинал штатного расписания или можно представить ему выписку без зарплаты сотрудников
  • Как составить штатное расписание

Выписка из штатного расписания без окладов: образец

Выписка из штатного расписания без окладов составляется в соответствии с общими правилами. Кадровик указывает только ту информацию из штатного расписания, которая требуется. Установленные оклады по должностям не вносят в оформленный документ.


Для чего нужна

Фото 2

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

  • в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
  • в ПФР при оформлении пенсии;
  • в ФСС для расчета пособий;
  • при вступлении в саморегулируемую организацию;
  • для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
  • в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
  • в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Чтобы сведения всегда соответствовали истине, их необходимо периодически обновлять, т.к. происходят изменения в штате сотрудников, в размере заработной платы и т.д.

Пример докладной записки для подготовки выписки

Генеральному директору ОАО «Престрой»

Микронову В. Г.

Юридический департамент

Служебная записка

№12357

Для подготовки пакета документов в целях подачи тендерной заявки на строительство объекта недвижимости в 3-м микрорайоне необходимо предоставить выписку из действующего штатного расписания с указанием количества работников по следующим специальностям:

  • строитель;
  • прораб;
  • отделочник;
  • инженер строительных работ;
  • электрик;
  • разнорабочий.

Выписку нужно подготовить не позднее года.

Начальник департамента Григорян П. Д.

Образец выписки из штатного расписания

Какие данные проверяются?

К наиболее важным реквизитам выписки, проверяемым чаще всего, можно отнести:

  • период действия, который указывается в виде даты вступления в силу;
  • правильность названий отделов и должностей сотрудников;
  • количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5 и т.д.);
  • оклады, тарифные ставки, надбавки.

Чаще всего выписку составляет кадровик, который отвечает за правильное написание структурных подразделений и должностей и соответствие штатных единиц. Его подпись как исполнителя находится внизу документа.

Вторую подпись ставит главный бухгалтер, который отвечает за ту часть выписки, где указаны данные о заработной плате сотрудников.

Правила и алгоритм составления

  • В верхней части документа ставится точное наименование компании, её полное и краткое название.
  • Оформляется заголовок документа – «Выписка из штатного расписания» с обязательным указанием даты составления документа, а также реквизитов приказа, которым было утверждено штатное расписание.
  • Указывается период действия расписания. Это лучше сделать фразой «Вступило в действие с …» без указания окончательного срока.
  • Содержательная часть выписки начинается с указания полного количества штатных единиц. Далее идёт таблица из десяти столбцов, которые следует заполнить в полном соответствии с оригинальным расписанием, вписав в них только данные заявителя.
  • Готовый документ подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров, заверяет документ исполнитель, составивший выписку – специалист по кадрам.

Соответствие оригинальному документу

Выписка должна полностью соответствовать оригинальному документу. Это очень важно, так как её данные тщательно проверяются и могут стать доказательством в суде.

Для того чтобы документ приобрёл юридическую силу, его необходимо заверить. Уполномоченный сотрудник, составляющий документ, обязательно в самом низу выписки делает пометку «Верно», указывает свою должность, инициалы и подпись, ставит печать. Если документ состоит из нескольких листов, можно не заверить каждый его лист.

Достаточно сделать прошивку с наклейкой, предусматривающей подпись руководителя, при этом печать организации должна располагаться и на листе и на наклейке.

Форма и разделы документа

До составления штатного расписания, его форма должна быть закреплена отдельным приказом или прописана в учётной политике предприятия. Соответственно выписка тоже будет иметь такую же форму.

Для примера рассмотрим подробнее разделы унифицированной формы Т-3:

  • Графа 4 – количество штатных единиц, в том числе вакансии и совместители.
  • Графа 5 – тарифная ставка (оклад) указывается в рублёвом эквиваленте в зависимости от принятой системы оплаты труда.
  • Графы 6-8 – надбавки указываются в соответствии с политикой материального стимулирования организации или за установленные законом основания (знания языков, учёные степени и др.).
  • Графа 9 – суммарная заработная плата в месяц, складывается из значений граф 5-8.

В случае применения бестарифной оплаты труда или смешанных систем допускается указывать значения в графах не в рублях, а в коэффициентах или процентах.

Скачать образец штатного расписания по форме Т-3 можно тут:

Штатное расписание форма Т-3

Пример заполнения

Вот так примерно будет выглядеть образец выписки из штатного расписания в 2019 году:

Как заверить?

На другом примере выписки из штатного расписания показана заверительная надпись, выполненная исполнителем документа в соответствии всем требованиям.

Нужен ли закрепляющий приказ?

Одним из обязательных реквизитов выписки является ссылка на закрепляющий приказ, которым было утверждено штатное расписание. Без этой пометки документ считается неполным.

Пример такого приказа выглядит следующим образом:

Составляют ли выписку филиалы организации?

Многие задаются вопросом: могут ли представительства и филиалы самостоятельно выдавать выписки или придётся обращаться в головное подразделение?

Это будет зависеть от того, какая учётная политика принята на самом предприятии, какие документы его административное звено ведёт самостоятельно, а какие разрабатываются в управляющем секторе, потому что новая форма штатного расписания предусматривает выделение не просто структурных подразделений, но и целых филиалов, а это значит, что выписку можно будет получить только по месту разработки.

Однако часто встречаются филиалы, которые самостоятельно ведут свою документацию, в том числе и штатное расписание.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете тут.

В чем заключается цель стимулирования персонала? Узнайте здесь.

Кто выдаёт и как хранится документ?

Получить выписку из штатного расписания можно в отделе кадров, написав заявление.

Чаще всего именно кадровик уполномочен составлять штатное расписание и выписки из него. Процедура исполнения документа укладывается в стандартный срок – в течение 5 рабочих дней, если не указано основание для срочности.

Документ будет действителен, пока новое штатное расписание не вступит в силу, обычно не более года. Оригиналы штатных расписаний, разработанных на предприятии, хранятся постоянно, тогда, как выписки из них архивная служба обычно относит к переписке, поэтому срок их хранения составляет 5 лет.

Формат выписки

Фото 3

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Когда может потребоваться выписка из штатного расписания: образец

Выписка из штатного расписания может потребоваться для предъявления:

  • в фонд социального страхования;
  • в трудовую инспекцию;
  • в пенсионный фонд;
  • в налоговую службу;
  • в суд;
  • в банковское кредитное учреждение;
  • в саморегулируемые организации для вступления и так далее.

Штатное расписание оформляют по унифицированной форме или на бланках, которые разработаны в организации. В такой документ входят сведения о штатных единицах, точные данные о распределении их по структурным подразделениям организации, информация о зарплате сотрудников и так далее. При проведении проверок надзорные ведомства могут потребовать представить оригинал штатки. Информацию из штатного расписания работодатель обязан предоставить сотруднику на основании полученного от него письменного заявления или по запросу суда.

Читайте актуальный материал по теме в журнале «Кадровое дело»
  • С формой вашей штатки что‑то не так. Как исправить
  • Нужно ли вам менять штатку на следующий год. Для 4 из 5 компаний — да
  • Какие реквизиты кадровых документов надо оформлять по ГОСТу

Образец заполнения

На фото представлен образец:

Пример заполнения выдержки

На практике имеется возможность оформления в двух вариантах:

  • копия выписки из утвержденного ШР;
  • документ, оформленный в печатной форме.

Копией акта признается его изображение, которое было отксерокопировано, без внесения дополнений и корректив.

Главным отличием копии от печатного документа является то, что выписка оформляется по форме Т-12 или Т-13. В то время как откопированный лист представлен вторым экземпляром расписания.

Сотрудник имеет возможность запросить выписку из расписания или его копию. В предоставлении рассматриваемого документа работодатель отказать не может. Однако стоит учесть, что в расписании содержатся персональные данные относительно других работников.

Пример копии выдержки

Снять копию с документа и передать ее третьему лицу – само по себе является нарушением прав на защиту личной информации. Исходя из этого положения, организацией изготавливается выписка и выдается сотруднику. В ней указываются сведения только об одном работнике.

Пример заявления работника

Директору ООО «Медстайл»

Протопопову Н. М.

Начальника цеха формовки

Епикурова К. С.

Заявление

Прошу предоставить мне выписки из действующего и архивных штатных расписаний, с указанием занимаемых мной должностей и окладов за период с по . Документы необходимы мне для предоставления в Переславское районное отделение ПФР, для подтверждения стажа работы во вредных условиях.

Епикуров

Выписка из штатного расписания — что это и зачем она нужна

Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в штатном расписании, ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.

Скачать актуальный для 2019 года образец выписки из штатного расписания.

В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.

В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.

Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.
Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии. В ней отражают:

  • полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
  • название документа и дату его составления;
  • номер и дату штатного расписания;
  • реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
  • дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
  • запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
  • подпись составителя.

При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.

Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.

Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.

Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (сокращение). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.

Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.

Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.
Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную форму Т-3.

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Если лицо, которое имеет на это право, запрашивает выписку, то ему обязаны ее предоставить. Она может быть составлена на отдельном листе в простой форме.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером запрещено).

Затем на нить должен быть приклеен проштампованный небольшой листок бумаги с указанием количества листов в предоставляемом документе, датой выдачи и подписью руководящего работника. Плюс на нем необходимо проставить надпись «копия верна».

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Скачать бесплатно бланк в excel можно по ссылке.

Как правильно сделать выписку?

Выписка составляется с учетом определенных правил:

  • Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
  • Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.
  • Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
  • Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту. Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

Чем отличается от копии

Фото 5

Главное отличие копии от выписки очень просто. Копия – это документ, который абсолютно идентичен оригинальному. Он повторяет его от начала и до конца. Выписка же содержит в себе лишь какую-то часть первоначального текста.

Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

  1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
  2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
  3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

  • название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
  • занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
  • общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
  • размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Соответствие оригиналу

Составленная выписка должна в полной мере соответствовать оригинальному ШР. Это является важным моментом, так как представляться документ может в судебную систему и использоваться в качестве доказательства.

Пример выписки из ШР

Для приобретения юридической силы проводится заверка надлежащим способом. Сотрудник, имеющий необходимые полномочия, внизу делает пометку «Верна», указывая должность, которую он занимает, свои инициалы и подпись.

Также ставится печать. Когда в документе несколько листов, то допускается заверка не каждой страницы по-отдельности. В таком случае достаточно прошить выписку и опломбировать нить.

Форма, нюансы оформления


Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

Можно составлять документ любым из трех вариантов, допустимых по закону:

  1. ксерокопия;
  2. скан-копия;
  3. напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

В документе должна присутствовать необходимая информация:

  • В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
  • Далее, чуть ниже идет наименование документа. Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.
  • После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.
  • В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
  • В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
  • Вторая колонка нужна для наименования специальности. Здесь же необходимо уточнить ее разряд.
  • Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
  • Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.
  • Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

  • Если сотрудник получал какие-либо дополнительные выплаты, то это стоит указать в пятой графе.
  • В шестом столбике должен быть зафиксирован общий показатель заработка сотрудника.
  • Следующая графа необходима, чтобы сделать примечания.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

Кто выдает и срок действия выписки?



Выписки выдают обычно сотрудники, которых выбрал руководитель предприятия и написал приказ по этому поводу. Обычно такими людьми оказываются работники отдела кадров. Каждый раз при осуществлении выдачи выписки, данная информация заносится в определенный журнал учета.

Срок действия выписки ограничивается одним годом. Также один год действует и исходный документ расписания штата. Документы находятся в архиве до пяти лет.

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

  • Полное название предприятия.
  • Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
  • Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
  • Информация о лицах, подписавших исходный документ.
  • Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
  • Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.

Скачать образец выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Нужно ли писать заявление

Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

Если все же работодатель требует от сотрудника составления заявления, то он обязан рассмотреть его в течение трех рабочих дней с момента получения. Указывать ли в заявлении с какой целью требуется выписка?

Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

Как составить?

Говоря о том, как сделать выписку из ШР, следует отметить, что составителю необходимо учесть нюансы составления рассматриваемого документа.

В составляемом акте прописываются реквизиты, присвоенные ШР. В наименование вносятся коррективы, заключающиеся во вставке перед названием акта слова «Выписка».

В акте указывается дата и номер, присвоенный оригинальному расписанию при составлении. Нельзя указывать дату составления акта и ее номер регистрации.

Лицо, занимающее руководящую должность в организации, не должен подписывать составленный акт. После составления акта, в конце, указывают фамилию и инициалы человека, поставившего подпись на ШР. Также указывается, какую должность он занимает.

Выдержка, сделанная из любого вида документации, по значению приравнена к копии. Для того, чтобы придать легальное значение, она заверяется при помощи соответствующей печати, также ставится отметка, свидетельствующая о заверке.

Правила составления выдержек из документов регламентируется локальными актами, принятыми организацией, где необходимо сделать выписку. Акт может составляться на бланке, разработанным предприятием. Когда в документах отсутствует часть, являющаяся вводной, то необходимый фрагмент вписывают, как пример, «утверждаю», «приказываю» и прочее.

На практике имеются рекомендации по вставке слова «подпись» между инициалами и должностью лица, подписавшего акт. Однако данные положения не имеют документального подкрепления.

Если рассматривать такую рекомендацию по сути, то можно сказать, что она является лишней, так как вся документация проходит процесс регистрации после того, как на ней поставлена подпись.

Когда документация используется в пределах одного предприятия, то допускается не заверять ее печатью о подлинности копии. Содержание документа должно быть полностью идентичным оригиналу расписания.

Если документ составляется на нескольких листах, то допускается не заверять каждый лист отдельно. То есть на каждой странице не требуется проставлять печать и подпись.

В таком случае применяется особый порядок заверки: листы подлежат сшиванию между собой, на обороте последнего листа нить подлежит опломбировке и наложению бирки.

На бирке указывается, сколько листов прошиты, скреплено и пронумеровано, также вставляется слово «верно». Под указанной надписью проставляется подпись лица, занимающего руководящую должность, либо тем, кто им на это уполномочен. Проставляется печать. Стоит указать, что оттиск печати должен быть поставлен таким образом, чтобы захватывать часть бирки.

Форма выдержки

Рассматриваемый акт имеет следующие составные:

  • название документации;
  • дата ее принятия (например, «Выписка из штатного расписания за »);
  • название предприятия, которым издана документация («ООО 1234»);
  • заполняются графы аналогичные тем, что содержатся в ШР;
  • примечания;
  • занимаемая должность заверившего и его подпись;
  • печать для заверки документов.
Скачать образец выписки из ШР в формате .xls

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Как сделать выписку из штатного расписания

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. ГОСТ Р при заверении копии документа проставляется:

  • надпись: «Верно»;
  • должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
  • дата, когда произошло заверение.

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. ГОСТ Р , который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р с .

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

  • приказам о приеме на работу;
  • выпискам из трудовых книжек и т. п.

Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

Источники

Использованные источники информации.

  • https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/kak_sdelat_vypisku_iz_shtatnogo_raspisaniya_obrazec/
  • https://oprave.com/drugoe/buxgalteriya/vypiska-c-raspisaniya.html
  • https://assistentus.ru/forma/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya/
  • https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya.html
  • https://www.kdelo.ru/art/385341-vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-19-m3
  • https://juristampro.ru/obrazec-vypiski-iz-shtatnogo-raspisanija/
  • http://kadriruem.ru/vypiska-iz-shtatnogo-raspisanija/
  • https://bizakon.ru/kadry/vypisku-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets.html
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий